top of page
Search

Xu ly hoa don dien tu sai sot theo thong tu 78

  • ketoansaovangvn
  • Jun 12
  • 5 min read
ree

Tôi đã xử lý hóa đơn sai như thế nào? Một trải nghiệm không hề dễ chịu!

Một buổi sáng đầu tháng 2/2024, anh Khải – một khách hàng lâu năm của Tư Vấn Sao Vàng, gọi điện với giọng hơi căng:

“Em ơi, công ty anh vừa phát hiện hóa đơn số 000227 ký gửi cho bên đối tác bị sai giá trị. Thay vì ghi 980 triệu thì kế toán điền nhầm thành 890 triệu. Đã gửi cho cơ quan thuế và bên mua luôn rồi. Anh lo quá, có bị phạt không?”

Đây là trường hợp điển hình mà rất nhiều doanh nghiệp gặp phải: sai sót hóa đơn điện tử sau khi đã phát hành. Vấn đề không chỉ là “sửa lại là xong” mà nếu không đúng quy trình theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Từ kinh nghiệm thực tế xử lý cho hàng trăm khách hàng, hôm nay, tôi sẽ chia sẻ cụ thể cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Thông tư 78, từng bước một – dễ hiểu và áp dụng ngay được.

1. Những trường hợp sai sót hóa đơn điện tử phổ biến mà bạn dễ gặp

Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, những lỗi sau đây đều rất phổ biến:

  • Ghi sai mã số thuế người mua

  • Sai tên công ty hoặc địa chỉ

  • Ghi nhầm thuế suất (ví dụ 5% thành 10%)

  • Nhập sai tổng tiền hoặc số tiền thuế

  • Quên ký hiệu hóa đơn, mẫu số, hoặc điền sai số hóa đơn

👉 Điều quan trọng là: không phải lỗi nào cũng xử lý giống nhau. Bạn cần phân biệt đã gửi hóa đơn chưa, mức độ sai sót và đã kê khai thuế chưa để chọn hướng giải quyết.

2. Quy định chung theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Theo Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

  • Doanh nghiệp được phép hủy, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập nếu phát hiện sai sót

  • Mọi hình thức xử lý nên được thực hiện trước khi hết hạn nộp tờ khai thuế GTGT kỳ phát sinh sai sót

  • Phải sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT để gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế

3. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo từng trường hợp cụ thể

➤ Trường hợp 1: Hóa đơn sai sót nhưng chưa gửi người mua

Đây là tình huống dễ nhất. Nếu phát hiện sai khi hóa đơn vẫn đang ở bước “nháp” hoặc chưa gửi cho bên mua hay cơ quan thuế, thì:

Cách xử lý:

  1. Hủy hóa đơn sai trên phần mềm hóa đơn điện tử

  2. Lập mẫu 04/SS-HĐĐT (tính chất: HỦY) gửi cơ quan thuế

  3. Lập lại hóa đơn mới đúng thông tin

✅ Không cần điều chỉnh hay thay thế – chỉ cần hủy và làm mới là đủ.

➤ Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi – nhưng sai thông tin không ảnh hưởng thuế

Ví dụ: Sai tên công ty, địa chỉ, người đại diện pháp luật, nhưng mã số thuế, thuế suất, giá trị tiền đúng.

Cách xử lý:

  • Gửi mẫu 04/SS-HĐĐT với lý do sai thông tin hành chính

  • Không cần lập lại hóa đơn

  • Thông báo lại cho người mua để họ lưu trữ bản đã điều chỉnh

💡 Lưu ý: Đây là trường hợp chỉ cần giải trình, không thay hóa đơn.

➤ Trường hợp 3: Hóa đơn đã gửi – và sai thông tin trọng yếu (thuế, tiền, mã số thuế…)

Đây là dạng rủi ro nhất. Ví dụ: sai số tiền, sai thuế suất, sai mã số thuế – ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế.

Có 2 cách xử lý:

✔ Cách 1: Điều chỉnh hóa đơn

  1. Lập mẫu 04/SS-HĐĐT

  2. Lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…”

  3. Gửi hóa đơn điều chỉnh + mẫu 04 cho cơ quan thuế

  4. Gửi hóa đơn điều chỉnh cho bên mua

⚠ Dùng khi bạn đã kê khai thuế hoặc không thể hủy hóa đơn cũ

✔ Cách 2: Thay thế hóa đơn

  1. Gửi mẫu 04/SS-HĐĐT (thông báo thay thế)

  2. Lập hóa đơn mới với đầy đủ thông tin chính xác

  3. Ghi chú: “Thay thế cho hóa đơn số… ngày…”

  4. Gửi lại hóa đơn mới cho bên mua và CQT

👉 Dùng khi chưa kê khai thuế hoặc khi bên mua đồng ý thay mới toàn bộ hóa đơn

➤ Trường hợp 4: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và gửi thông báo

Cơ quan thuế sẽ gửi mẫu 01/TB-RSĐT cho doanh nghiệp qua email đã đăng ký.

Doanh nghiệp cần làm ngay:

  • Kiểm tra hóa đơn được nêu trong thông báo

  • Gửi mẫu 04/SS-HĐĐT để giải trình nguyên nhân sai sót

  • Điều chỉnh/thay thế tùy theo tình huống

  • Lưu biên nhận gửi mẫu 04 như một phần hồ sơ thuế

Nếu quá hạn phản hồi mà không giải trình, CQT có quyền chuyển sang kiểm tra thực tế.

4. Lưu ý khi dùng mẫu 04/SS-HĐĐT

  • Mẫu này dùng để giải trình mọi sai sót hóa đơn, dù là hủy, điều chỉnh hay thay thế

  • Nên gửi mẫu này trước khi kỳ kê khai kết thúc

  • Mỗi mẫu có thể ghi thông tin nhiều hóa đơn sai sót, miễn là rõ ràng

📌 Gợi ý: Doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi nội bộ để kiểm soát các hóa đơn đã gửi mẫu 04, tránh trùng hoặc bỏ sót khi quyết toán cuối năm.

5. Một số tình huống thực tế do Tư Vấn Sao Vàng đã xử lý

  • ✅ Công ty thương mại tại Quận 7: Ghi sai số tiền thuế GTGT, xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh, hoàn thành trong 24h, không bị phạt.

  • ✅ Doanh nghiệp logistic tại Thủ Đức: Hóa đơn ghi sai tên đơn vị vận chuyển – không ảnh hưởng thuế. Chỉ cần gửi mẫu 04 để giải trình, không cần lập hóa đơn mới.

  • ✅ Khách hàng sản xuất tại Đồng Nai: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai mã số thuế. Sau khi gửi mẫu 04 kèm tài liệu hợp đồng, không bị kiểm tra sâu.

6. Dịch vụ hỗ trợ từ Tư Vấn Sao Vàng

Chúng tôi cung cấp dịch vụ:

  • Soát lỗi toàn bộ hóa đơn điện tử đang sử dụng

  • Hướng dẫn cách xử lý sai sót phù hợp (hủy, điều chỉnh, thay thế)

  • Lập và gửi mẫu 04/SS-HĐĐT theo chuẩn

  • Hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế

  • Cập nhật báo cáo thuế phù hợp sau khi điều chỉnh hóa đơn

Kết luận

Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78 không hề khó – nhưng cần đúng quy trình và thực hiện kịp thời. Mỗi sai sót nhỏ nếu để muộn có thể thành gánh nặng thuế và rủi ro kiểm tra.

Nếu bạn không chắc xử lý thế nào cho đúng? Hãy để Tư Vấn Sao Vàng hỗ trợ – nhanh chóng, đúng luật, không phát sinh rủi ro.


 
 
 

Comments

bottom of page